Практические рекомендации использования переплетного оборудования и ведения документооборота и архивирования в организации

2 июня 2013

В течении своей деятельности хозяйствующие субъекты производят различное множество документов, причем, чем деятельность масштабнее, тем внушительней документов в потоке производит организация. Основные принципы документооборота понятны всем, несмотря на это вся технология известна лишь профессионалам своего дела. От организации документооборота зависит законность, безопасность, быстрота поиска и сохранность документации, а это как мы знаем в конечном счете является составной частью успеха каждой организации. Начинающему организатору приходится тяжело в том, чтоб наладить оптимальную обработку документации, исходя из всего вышесказанного мы постараемся кратко изложить главные практические рекомендации и алгоритмы действий.

Прошивка (шнуровка)

Документация длительного и постоянного хранения должны методично подшиваться в определенные папки. Известно, что подшивка документов в больших объемах — дело не из легких и лучше использовать специальные приспособления. А использование пластиковых (прозрачных) файлов допустимо только для документов, которые нельзя дырявить, например сертификаты, лицензии трудовые книжки и прочие значимые бумаги.

Для того чтобы пачка была ровной — отверстия следует проделывать сразу во всей пачке, в независимости от того, что некоторые документы могут уже иметь отверстия от обычного дырокола при помощи автоматического переплетного станка. Если все же есть надобность проделывать отверстия частями — то на подвижной струбцине нужно сделать отметки (маркером), в последствии по которым будут равняться все пачки, исходя их этого, мы можем быть уверенны что все документы будут иметь отверстия в нужном месте. Таким образом прошитые документы будут иметь аккуратный вид и по минимуму занимать места в архиве.

Вместе с определением положения отверстий следует надлежащим образом ориентировать документ при подшивке — так, чтобы в последствии все поля документа были читаемыми.

До начала прошивки документов необходимо удалить все металлические скрепки и скобы степлера. В том случае если документ не соответствует формату А4, то его нужно приклеить на стандартный лист, а затем подшить в дело.

Сортировка документов

После создания и оформления документы должны быть помещены в определенную папку-скоросшиватель. В скоросшивателях конечно целесообразно было бы применять разделители, которые разграничивают документы по видам либо периодам. Если документооборот организации большой, то следовательно лучше использовать отдельные скоросшиватели по видам документов.

Помимо этого документы нужно распределять в скоросшивателе в хронологическом порядке — по дате создания вверху располагаются поздние документы, внизу — ранние. в том случае если документ имеет дату ранее верхнего, его следует поместить в середину стопки перед документом с более ранней датой, если бумаг с одной датой несколько, то их нужно отсортировать по номеру.

Архивная обработка документов (архивация документов, архивные работы, подготовка дел к архивному хранению)

Скоросшиватель — это временные накопители документов, пока не закрыт налоговый период. Сшивка документов должна осуществляться по календарным периодам — от года до месяца. Архивная обработка составляет несколько этапов:

  • подготовка оглавления,
  • печать титульного листа для обложки,
  • нумерация листов, сшивка документов,
  • опечатывание печатью.

Это и есть основные принципы организации бухгалтерского архива.

Важно чтобы документы были отсортированы по дате для быстрого поиска и нет необходимости распределять документы в прямой хронологии, так как направление не имеет значения. Титульный лист распологается первым и обычно содержит наименование организации, вид документов, в том числе и период, за который они собраны.

Чтобы качественно и быстро прошить документы лучше лучше всего воспользоваться специальным устройством, например УПД-2В, возможны и другие варианты с применение специальных папок с завязками, а так же сверху и снизу целесообразно проложить картоном формата А4 и толщиной 1,2–1,7 мм. Такие архивные дела без проблем поместятся по размеру в обычную коробку для бумаги.

Для нумерации первичных документов целесообразно использовать нумератор. Все документы аккумулированные за год образуют набор дел, которые хранится в отдельных коробках, а документы постоянного хранения сдать в местных архив.

Опечатывание документов

Основным способом защиты документов от подмены листов является опечатывание. Официально принятым, считается способ при котором кипа документов сшивается ниткой (или лентой) свободные концы нити завязываются на тыльной стороне дела и оклеивается листом бумаги на котором проставляется печать и подпись ответственного лица. Такой способ имеет самое широкое применение и чаще всего встречается в нотариальном заверении.

Вместе с тем существуют альтернативные способы, не столь классические как в нотариате, но претендующие на высокую надежность и удобство. Согласитесь, ведь изготовить дубликата печати в наше время не представляет никакого труда.

Из всего вышесказанного следует, если ваша организация объективно заинтересована в обеспечении сохранности документации имеющих особую важность, следует обратить внимание на опечатывание документов пломбой наклейкой, которая имеет индивидуальный номер и свойство необратимого разрушения при попытке ее вскрытия. В Учитывая это появляется возможность усовершенствовать классическую прошивку документов и опечатывание свободных концов веревки современной пломбой.

все все о станках для прошивки документов »