Переплетное оборудование и расходные материалы для архивного переплета документов

22 ноября 2013

Исходя из толщины документов для твердого переплета используют ручные прошивочные устройства до 150 листов, или приборы с электрическим приводом (электродыроколы) свыше 150 листов.

Не зависимо от назначения документов и целей архивации этот процесс состоит из проделывания отверстий в бумаге (перфорации) и скрепления листов при помощи нити или металло-пластиковых сшивателей (скоб), с последующим оформлением корешка дела (коленкором, бумвинилом или ледерином) и опечатывание сшива бумаг наклейкой с указанием количества листов и заверение подписью либо печатью. Вот этого и есть процесс архивного переплета документов.

Перфорация бумаги (проделывание отверстий).

Процесс «перфорации» — это проделывания отверстий в бумаге в архивном деле. Отверстия, образующиеся при перфорации, могут отличаться способами производства, но их суть от этого не изменится. В зависимости от способа и техники перфорации бумаги отверстия могут отличаться диаметром и ровностью краев.

Самый менее затратный способ получения отверстий в бумаге — пробитие с помощью ручного дырокола или иначе вырубка. Преимущество этого способа в его простоте, доступности, отсутствие бумажной пыли и опилок. К минусам метода можно отнести малое количество листов, которые можно перфорировать за один раз, как правило, количество листов составляет 10 штук.

Вторым способом является «прокол шилом». К плюсам метода можно отнести все те же что и у ручных дыроколов, но количество пробиваемых листов может достигать до 150 штук, при этом за счет использования эффекта рычага многие устройства одновременно с перфорацией продевают в отверстие нить. К минусам, можно отнести неровные выходные отверстия в поверхности.

Следующий способ — сверление отверстий при помощью спиральных сверл (по дереву либо по металлу) в пачке бумаги. Неизменным условием использования этого способа является то, что бумага должна быть уложена ровно и зажата в струбцину. Основным преимуществом этого способа проделывания отверстий в бумаге является значительное количество листов, которые можно просверлить за один раз, в сущности это количество ограничивается лишь длиной сверла и размером струбцины. Практика показывает, что плотно зажатый струбциной бумажный материал имеет высокую плотность (больше чем у древесины) и одновременно с тем некую вязкость, и при этом успешно может быть посверлен как сверлами по металлу, так и сверлами по дереву. Фактически значение имеет острота сверла и техника сверления отверстий. Так, например, при сверлении бумаги образующиеся опилки не могут свободно выбрасываться винтовым сверлом (из-за вязкости опилок), исходя из этого, следует освобождать сверло от опилок по средствам вынимания сверла из отверстия после прохождения каждых 1–2 см. бумажной стопки, иначе последует перегрев сверла и «раздутие» пачки бумаги за счет попадания опилок между листами. В продаже существуют различные модели машинок для переплета документов, предоставляющих возможность не только сверлить, но и одновременно продевать нить в образовавшиеся отверстия, сверление в этом случае осуществляется при помощи специального крючка с режущими краями.

Материалы для архивного переплета документов

Для архивного переплета документов необходимы материалы, ими являются переплетные крышки из плотного картона, нитки, скобы и переплётные материалы для изготовления корешка дела.

Сегодня основным материалом для производства переплетных крышек является плотный картон, почти все архивисты предпочитают использовать коричневый картон толщиной 1,5мм. -2 мм. (пр-во Балахна) из-за приемлемой стоимости. Еще в давности архивным стандартом считался размер картона 230 х 320 мм., однако из-за значительного превышения этого размера над стандартным А4 (картон подгибался под тяжести дела), в теперь все чаще используется стандарт картона А4+ размером 220 х 305 мм.

Архивные дела чаще всего сшиваются с помощью ниток марки ЛШ-210 и 200ЛЛ. Нитки ЛШ210 (лавсан штапельный) в основном используется в качестве мешкозашивочных. Они обладают свойствами выдерживают высокую разрывную нагрузку и не поддаются разрушающему действию солнечных лучей и влажности. Армированные лавсановые нитки марки ЛЛ-200 в обиходе используются для пошива обуви и кожаных изделий и имеют повышенные показатели разрывной нагрузки (превосходят 210ЛШ в 1,5 раза). Нитки выпускаются в разной цветовой гамме, но по обыкновению используют белые и черные.

Архивное хранение бухгалтерских документов, для них в качестве исходного накопителя обычно используют папки-регистраторы, но практика показала, что длительное хранение документов в этих папках нецелесообразна так как, папки имеют достаточно высокую стоимость, а так же занимают много места и плохо устанавливаются друг на друга (не штабелируются). И в итоге для создания бухгалтерского долгосрочного архива удобно применять металло-пластиковые сшиватели документов (офис-сшивки). При невысокой цене, они удобны в использовании и дают возможность быстро освободить регистраторы, скрепленные таким образом дела можно складировать в архивных коробах или в коробках от пачек обычной бумаги А4.

Опечатывание архивных документов.

Разумеется, кроме долгосрочного хранения документов, важнейшей целью архивного переплета является охрана документов от подмены и выемки листов. Для этого на концы нитей, после переплетения дела наклеивают лист (наклейку), на нем указывают количество страниц в деле, и ставится печать организации выходящая за край наклейки, а так же подпись ответственного сотрудника. Прогресс идет вперед, и сегодня уже нет необходимости в использовании клея и ножниц, можно воспользоваться самоклеящимися готовыми листами, которые невозможно отклеить, не нарушив их целостность. Помимо того для повышения надежности опечатывания документов применяются номерные одноразовые пломбы – наклейки (на которых при переклеивании проявляется надпись вскрыто или void), а реестр номеров опечатанных дел вести в предназначенном для этого журнале регистрации архива. Опечатывая наиболее ценные документы через отдельное отверстие пропускается пластиковая номерная пломба «с хвостиком». Для придания архивным документам вида «винтажности» дело можно опечатать сургучной печатью или на концы при помощи пломбиратора нити установить свинцовую пломбу.

все все о станках для прошивки документов »