Не зависимо от назначения документов и целей архивации этот процесс состоит из проделывания отверстий в бумаге (перфорации) и скрепления листов при помощи нити или металло-пластиковых сшивателей (скоб), с последующим оформлением корешка дела (коленкором, бумвинилом или ледерином) и опечатывание сшива бумаг наклейкой с указанием количества листов и заверение подписью либо печатью. Вот этого и есть процесс архивного переплета документов.

Перфорация бумаги (проделывание отверстий).

Процесс «перфорации» — это проделывания отверстий в бумаге в архивном деле. Отверстия, образующиеся при перфорации, могут отличаться способами производства, но их суть от этого не изменится. В зависимости от способа и техники перфорации бумаги отверстия могут отличаться диаметром и ровностью краев.

Самый менее затратный способ получения отверстий в бумаге — пробитие с помощью ручного дырокола или иначе вырубка. Преимущество этого способа в его простоте, доступности, отсутствие бумажной пыли и опилок. К минусам метода можно отнести малое количество листов, которые можно перфорировать за один раз, как правило, количество листов составляет 10 штук.

Вторым способом является «прокол шилом». К плюсам метода можно отнести все те же что и у ручных дыроколов, но количество пробиваемых листов может достигать до 150 штук, при этом за счет использования эффекта рычага многие устройства одновременно с перфорацией продевают в отверстие нить. К минусам, можно отнести неровные выходные отверстия в поверхности.

Следующий способ — сверление отверстий при помощью спиральных сверл (по дереву либо по металлу) в пачке бумаги. Неизменным условием использования этого способа является то, что бумага должна быть уложена ровно и зажата в струбцину. Основным преимуществом этого способа проделывания отверстий в бумаге является значительное количество листов, которые можно просверлить за один раз, в сущности это количество ограничивается лишь длиной сверла и размером струбцины. Практика показывает, что плотно зажатый струбциной бумажный материал имеет высокую плотность (больше чем у древесины) и одновременно с тем некую вязкость, и при этом успешно может быть посверлен как сверлами по металлу, так и сверлами по дереву. Фактически значение имеет острота сверла и техника сверления отверстий. Так, например, при сверлении бумаги образующиеся опилки не могут свободно выбрасываться винтовым сверлом (из-за вязкости опилок), исходя из этого, следует освобождать сверло от опилок по средствам вынимания сверла из отверстия после прохождения каждых 1–2 см. бумажной стопки, иначе последует перегрев сверла и «раздутие» пачки бумаги за счет попадания опилок между листами. В продаже существуют различные модели машинок для переплета документов, предоставляющих возможность не только сверлить, но и одновременно продевать нить в образовавшиеся отверстия, сверление в этом случае осуществляется при помощи специального крючка с режущими краями.

Материалы для архивного переплета документов

Для архивного переплета документов необходимы материалы, ими являются переплетные крышки из плотного картона, нитки, скобы и переплётные материалы для изготовления корешка дела.

Сегодня основным материалом для производства переплетных крышек является плотный картон, почти все архивисты предпочитают использовать коричневый картон толщиной 1,5мм. -2 мм. (пр-во Балахна) из-за приемлемой стоимости. Еще в давности архивным стандартом считался размер картона 230 х 320 мм., однако из-за значительного превышения этого размера над стандартным А4 (картон подгибался под тяжести дела), в теперь все чаще используется стандарт картона А4+ размером 220 х 305 мм.

Архивные дела чаще всего сшиваются с помощью ниток марки ЛШ-210 и 200ЛЛ. Нитки ЛШ210 (лавсан штапельный) в основном используется в качестве мешкозашивочных. Они обладают свойствами выдерживают высокую разрывную нагрузку и не поддаются разрушающему действию солнечных лучей и влажности. Армированные лавсановые нитки марки ЛЛ-200 в обиходе используются для пошива обуви и кожаных изделий и имеют повышенные показатели разрывной нагрузки (превосходят 210ЛШ в 1,5 раза). Нитки выпускаются в разной цветовой гамме, но по обыкновению используют белые и черные.

Архивное хранение бухгалтерских документов, для них в качестве исходного накопителя обычно используют папки-регистраторы, но практика показала, что длительное хранение документов в этих папках нецелесообразна так как, папки имеют достаточно высокую стоимость, а так же занимают много места и плохо устанавливаются друг на друга (не штабелируются). И в итоге для создания бухгалтерского долгосрочного архива удобно применять металло-пластиковые сшиватели документов (офис-сшивки). При невысокой цене, они удобны в использовании и дают возможность быстро освободить регистраторы, скрепленные таким образом дела можно складировать в архивных коробах или в коробках от пачек обычной бумаги А4.

Опечатывание архивных документов.

Разумеется, кроме долгосрочного хранения документов, важнейшей целью архивного переплета является охрана документов от подмены и выемки листов. Для этого на концы нитей, после переплетения дела наклеивают лист (наклейку), на нем указывают количество страниц в деле, и ставится печать организации выходящая за край наклейки, а так же подпись ответственного сотрудника. Прогресс идет вперед, и сегодня уже нет необходимости в использовании клея и ножниц, можно воспользоваться самоклеящимися готовыми листами, которые невозможно отклеить, не нарушив их целостность. Помимо того для повышения надежности опечатывания документов применяются номерные одноразовые пломбы – наклейки (на которых при переклеивании проявляется надпись вскрыто или void), а реестр номеров опечатанных дел вести в предназначенном для этого журнале регистрации архива. Опечатывая наиболее ценные документы через отдельное отверстие пропускается пластиковая номерная пломба «с хвостиком». Для придания архивным документам вида «винтажности» дело можно опечатать сургучной печатью или на концы при помощи пломбиратора нити установить свинцовую пломбу.

Кассовые документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время кредитной организации, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой, соответственно, на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня.

Кассовые документы по операциям в порядке, определенном кредитной организацией, передаются в кредитную организацию или хранятся в ВСП.

Формирование дела (сшива) с кассовыми документами за каждый день производится заведующим кассой, кассовым работником ВСП.

При формировании дела (сшива) кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебету, затем по кредиту, а внутри одного балансового счета по учету кассы — в порядке возрастания номеров кредитуемых (дебетуемых) лицевых счетов, открытых на балансовых счетах.

Кассовые документы в зависимости от видов и объемов осуществляемых операций могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством РК, формируются в отдельные дела (сшивы).

При формировании одного дела (сшива) с кассовыми документами; отчетные справки, журналы, справки, контрольные ведомости, распечатка листа книги помещаются в дело (сшив) впереди кассовых документов.

В случае формирования нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами дело (сшив), в которое помещаются документы, предусмотренные в абзаце первом настоящего пункта, определяется кредитной организацией.

Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, распечатанная на бумажном носителе, подписывается заведующим кассой, кассовым работником ВСП, производившим формирование кассовых документов, и помещается в дело (сшив) впереди всех документов. При формировании нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами указанная информация, распечатанная на бумажном носителе, помещается в каждое сформированное дело (сшив).

Дело (сшив) с кассовыми документами снабжается штампом (ярлыком) с текстом для дела (сшива) с кассовыми документами (далее — текст для дела (сшива).

При формировании нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами в тексте для дела (сшива), в которое помещены кассовые документы справка, отчетные справки, журналы, справки, контрольные ведомости, распечатка листа книги, делается отметка о наличии нескольких дел (сшивов).

В случае хранения кассовых документов в ВСП порядок сверки главным бухгалтером (его заместителем) кредитной организации итоговых сумм кассовых оборотов по документам с данными бухгалтерского учета определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом обеспечения своевременности передачи информации об осуществленных в ВСП операциях.

Кассовые документы за предыдущий календарный год и текущий год формирования кассовых документов хранятся заведующим кассой, кассовым работником ВСП. Место хранения кассовых документов определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом необходимости обеспечения их сохранности.

Прошивка (шнуровка)

Документация длительного и постоянного хранения должны методично подшиваться в определенные папки. Известно, что подшивка документов в больших объемах — дело не из легких и лучше использовать специальные приспособления. А использование пластиковых (прозрачных) файлов допустимо только для документов, которые нельзя дырявить, например сертификаты, лицензии трудовые книжки и прочие значимые бумаги.

Для того чтобы пачка была ровной — отверстия следует проделывать сразу во всей пачке, в независимости от того, что некоторые документы могут уже иметь отверстия от обычного дырокола при помощи автоматического переплетного станка. Если все же есть надобность проделывать отверстия частями — то на подвижной струбцине нужно сделать отметки (маркером), в последствии по которым будут равняться все пачки, исходя их этого, мы можем быть уверенны что все документы будут иметь отверстия в нужном месте. Таким образом прошитые документы будут иметь аккуратный вид и по минимуму занимать места в архиве.

Вместе с определением положения отверстий следует надлежащим образом ориентировать документ при подшивке — так, чтобы в последствии все поля документа были читаемыми.

До начала прошивки документов необходимо удалить все металлические скрепки и скобы степлера. В том случае если документ не соответствует формату А4, то его нужно приклеить на стандартный лист, а затем подшить в дело.

Сортировка документов

После создания и оформления документы должны быть помещены в определенную папку-скоросшиватель. В скоросшивателях конечно целесообразно было бы применять разделители, которые разграничивают документы по видам либо периодам. Если документооборот организации большой, то следовательно лучше использовать отдельные скоросшиватели по видам документов.

Помимо этого документы нужно распределять в скоросшивателе в хронологическом порядке — по дате создания вверху располагаются поздние документы, внизу — ранние. в том случае если документ имеет дату ранее верхнего, его следует поместить в середину стопки перед документом с более ранней датой, если бумаг с одной датой несколько, то их нужно отсортировать по номеру.

Архивная обработка документов (архивация документов, архивные работы, подготовка дел к архивному хранению)

Скоросшиватель — это временные накопители документов, пока не закрыт налоговый период. Сшивка документов должна осуществляться по календарным периодам — от года до месяца. Архивная обработка составляет несколько этапов:

• подготовка оглавления,
• печать титульного листа для обложки,
• нумерация листов, сшивка документов,
• опечатывание печатью.

Это и есть основные принципы организации бухгалтерского архива.

Важно чтобы документы были отсортированы по дате для быстрого поиска и нет необходимости распределять документы в прямой хронологии, так как направление не имеет значения. Титульный лист распологается первым и обычно содержит наименование организации, вид документов, в том числе и период, за который они собраны.

Чтобы качественно и быстро прошить документы лучше лучше всего воспользоваться специальным устройством, например УПД-2В, возможны и другие варианты с применение специальных папок с завязками, а так же сверху и снизу целесообразно проложить картоном формата А4 и толщиной 1,2–1,7 мм. Такие архивные дела без проблем поместятся по размеру в обычную коробку для бумаги.

Для нумерации первичных документов целесообразно использовать нумератор. Все документы аккумулированные за год образуют набор дел, которые хранится в отдельных коробках, а документы постоянного хранения сдать в местных архив.

Опечатывание документов

Основным способом защиты документов от подмены листов является опечатывание. Официально принятым, считается способ при котором кипа документов сшивается ниткой (или лентой) свободные концы нити завязываются на тыльной стороне дела и оклеивается листом бумаги на котором проставляется печать и подпись ответственного лица. Такой способ имеет самое широкое применение и чаще всего встречается в нотариальном заверении.

Вместе с тем существуют альтернативные способы, не столь классические как в нотариате, но претендующие на высокую надежность и удобство. Согласитесь, ведь изготовить дубликата печати в наше время не представляет никакого труда.

Из всего вышесказанного следует, если ваша организация объективно заинтересована в обеспечении сохранности документации имеющих особую важность, следует обратить внимание на опечатывание документов пломбой наклейкой, которая имеет индивидуальный номер и свойство необратимого разрушения при попытке ее вскрытия. В Учитывая это появляется возможность усовершенствовать классическую прошивку документов и опечатывание свободных концов веревки современной пломбой.